Vous avez un tas de dossiers à traiter, plusieurs projets qui s’enchaînent, une liste de tâches à n’en plus finir, et vous ne savez plus où donner de la tête ? Vous vous demandez comment réussir à tout gérer sans être débordé(e) ? Dans ce cas, il se peut fortement que vous n’ayez pas adopté les bonnes méthodes de travail. Mais alors, comment vous organiser, gérer et planifier vos tâches pour être plus efficace et mieux gérer votre emploi du temps ? Découvrez nos conseils pour être plus productif et organisé dans votre vie professionnelle.
1. Identifiez vos objectifs de travail
Pour être efficace et productif au travail, tout commence par l’identification de vos objectifs. En vous fixant des objectifs précis, cela permet à la fois de donner du sens à vos missions et de mieux prioriser vos tâches.
Listez vos tâches et objectifs
Vous avez un long projet à réaliser ? Pour conserver votre motivation et être efficace dans l’avancée et l’aboutissement de celui-ci, commencez tout d’abord par lister vos objectifs attendus à l’issu de ce projet : par exemple, si vous décidez de créer un site e-commerce, vous pouvez vous fixer un objectif de chiffre d’affaires sur les trois premiers mois, etc. Se fixer des objectifs clairs, précis et mesurables vous permettra de conserver votre motivation et d’être plus productif dans la réalisation de vos tâches. Plus vous visualiserez vos objectifs, plus vos actions seront cohérentes pour vous mener vers leurs réalisations. La méthode du tableau de visualisation est par exemple une méthode très efficace pour ne pas perdre de vue vos objectifs et booster votre motivation et productivité.
Après avoir bien identifié vos objectifs, vous pourrez alors lister l’ensemble des tâches à effectuer pour la réalisation de la mission. Ainsi, chaque début de semaine, listez toutes les tâches à réaliser pour la semaine puis définissez les priorités, c’est-à-dire les tâches les plus urgentes ainsi que les tâches courtes et rapides. En classant vos tâches par ordre de priorité, il vous sera plus facile de répartir et classer vos tâches par journée de travail.
Répartissez vos tâches et planifiez-les
Une fois la liste des tâches préparées, il ne vous reste plus qu’à les répartir et à les planifier ! Pas d’inquiétude, il existe un tas d’outils pour planifier et gérer vos tâches en temps réel.
Le plus traditionnel reste l’agenda papier, mais si vous préférez un outil en ligne, il en existe de nombreux très intuitifs et faciles à prendre main tels que Trello, Slack, Todoist ou encore Asana.
Trello
- Outil collaboratif pour travailler sur des projets et optimiser la gestion des tâches liées
- Outil de gestion de projet simple, intuitif et adaptable à toutes entreprises pour divers types de projets
- Gratuit
- Business Class : 9,99€/mois
- Entreprise : jusqu’à 17,50€ max/mois (variable selon le nombre d’utilisateurs)
Slack
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Outil de communication collaboratif pour communiquer instantanément en équipe, partager des documents et les archiver via d’autres logiciels connectés (Trello, Dropbox, Google Drive, etc)
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Simplicité de communication lors de travaux en équipe
- Gratuit : pour des équipes de petites tailles
- Standard : 6,25€/mois (oour TPE et PME)
- Plus : 11,75€/mois (pour des entreprises de grandes tailles avec des besoins en outils administratifs importants)
Todoist
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Outil de gestion de tâches très complet pour une meilleure organisation dans la gestion de plusieurs projets avec des fonctionnalités variées : notes, calendrier, rappels, planification, programmation de tâches récurrentes
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Outil très pratique pour lister ses tâches et les organiser
- Gratuit
- Premium (pour pros) : 3€/mois
- Business (pour équipes) : 5€ par utilisateur et par mois
Asana
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Outil permettant de mesurer l’efficacité de notre travail et de suivre la progression et les résultats d’une équipe. C’est également un outil de gestion de tâches mais différent de Trello : alors que Trello fonctionne seulement sous forme de tableaux, Asana propose des tableaux, une timeline et un calendrier
- Gratuit
- Premium : 10,99€/mois
- Business : 24,99€/mois
- Entreprise : selon devis
Le fait de planifier vos tâches en vous fixant des durées de réalisation et des échéances vous permettra de mieux vous organiser en vous retrouvant plus facilement dans la liste des missions à réaliser. Pour cela, les outils cités précédemment vous apporteront une aide précieuse dans l’atteinte de vos objectifs et la réalisation de vos projets.
2. Utiliser des méthodes de travail adaptées à vos objectifs
Pour booster votre productivité et optimiser au maximum votre temps de travail, il existe des méthodes simples et efficaces basées sur l’organisation, la planification et la gestion du temps.
La meilleure méthode pour mieux gérer vos projets
Pour mieux s’organiser dans son travail et gérer différents projets, la meilleure méthode à adopter est la méthode GTD, « Getting Things Done », sa mise en œuvre est très simple et accessible à tous ! C’est une méthode qui peut être utilisée autant dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle pour mieux organiser votre temps et pouvoir gérer plusieurs choses à la fois.
C’est une méthode très efficace si vous vous sentez débordé dans votre travail et que vous ne savez plus par où commencer.
Commencez par lister TOUTES les tâches que vous avez à réaliser, sans les classer. L’objectif est de lister toutes les tâches qui vous viennent à l’esprit pour la réalisation de votre projet dans un seul et même outil (Trello…) ou fichier (Word, Excel…).
Passée cette étape, vous pouvez commencer à trier et classer votre liste de tâches en déterminant si des actions sont à effectuer pour chacune des tâches et si oui, identifiez-les. Si aucune action n’est nécessaire, vous pouvez alors supprimer la tâche de votre liste.
Si vous identifiez des tâches chronophages, pouvant être effectuées en deux minutes, effectuez-les tout de suite afin de vous en débarrasser et de vous focaliser sur des tâches plus importantes. Cela vous permettra également de vous libérer l’esprit et de vous sentir moins débordé(e).
Ensuite, organisez vos tâches en planifiant chacune d’entres elles selon leur importance, la durée de leur réalisation, et surtout selon votre planning.
Pour terminer, n’oubliez pas de contrôler régulièrement l’avancée de vos tâches, par exemple chaque semaine. Cela vous permettra de mettre au clair votre avancement, de mesurer votre efficacité et de faire un tri régulier.
Finalement, c’est une méthode simple dont la clé est simplement l’organisation. En suivant cette méthode, vous gagnerez un temps précieux dans votre travail et vous vous libérerez du stress car, le fait d’être organisé et de voir clair dans votre travail vous permettra d’être plus efficace et opérationnel.
La meilleure méthode pour augmenter votre productivité
Véritable remède contre la procrastination, la méthode Pomodoro est la plus efficace pour augmenter sa productivité et mieux maîtriser son temps. Cette méthode consiste à séquencer son travail en alternant des temps de travail et des temps de pause en effectuant une seule tâche à la fois. Ainsi, vous vous concentrez sur une tâche et travaillez dessus durant 25 minutes. Après cela, accordez-vous 5 minutes de pause, puis recommencez. Au bout de quatre fois, prenez 15 minutes de pause.
Cette méthode de travail est très efficace mais n’est pas adaptée à tout le monde. Certains vont facilement adopter cette méthode, d’autres non. Le but est de trouver la méthode de travail qui vous convient le mieux, même si vous devez l’adapter pour qu’elle vous corresponde davantage. Cette méthode est surtout efficace si vous travaillez en solo sur des projets importants. Travailler en équipe en utilisant cette méthode est beaucoup moins adapté et plus complexe à mettre en œuvre.
En travaillant de cette façon, vous resterez concentré activement sur une seule tâche et éviterez le multitâches qui est contreproductif.
Conclusion
Pour qu’une méthode de travail soit efficace, l’organisation, la planification, la motivation et la volonté sont les clés. Chaque méthode de travail est adaptée à chaque objectif. Si vous souhaitez organiser votre travail pour mieux vous organiser dans votre gestion de différents projets, la méthode GTD sera très efficace à mettre en œuvre. Celle-ci peut alors être complétée avec la méthode Pomodoro qui est excellente pour gagner en productivité en vous focalisant sur une seule tâche à la fois. En mettant en place ces méthodes de travail dans votre quotidien et en utilisant des outils adaptés, vous constaterez de réelles améliorations en termes de productivité, d’organisation, et de gestion de votre temps.
