Productivité au travail : 5 conseils à appliquer

Être productif ne signifie pas devoir travailler plus longtemps. Être productif consiste à travailler intelligemment. Plusieurs facteurs peuvent altérer notre productivité : manque d’organisation, de concentration, surcharge de travail, stress… Grâce à de l’organisation et à de l’optimisation de son temps de travail, nous pouvons parvenir à être plus efficace et productif au travail.

Nous allons découvrir dans cet article 5 astuces pour être plus productif au bureau.

1. Planifier et organiser ses tâches

L’idéal est d’établir une to-do list chaque début de semaine afin d’avoir une vue d’ensemble des missions à réaliser. Ensuite, pour mieux s’y retrouver parmi la liste des choses à faire, il faut prioriser ses tâches, c’est-à-dire définir les missions urgentes à effectuer et celles moins urgentes. Ainsi, vous pouvez débuter par les tâches rapides, ne prenant que quelques minutes, afin de vous libérer l’esprit et de vous investir pleinement dans les missions plus complexes.

Pour ne pas être démotivée en voyant la liste de choses à faire, répartissez vos missions sur l’ensemble de la semaine et tenez-vous à votre agenda. Ne vous lancez pas dans le « multi-tâches » au risque d’être contre-productif. L’essentiel est que, lorsque vous commencez à travailler sur un projet, vous le terminiez avant de passer à autre chose. En effectuant plusieurs tâches à la fois, vous produisez un travail de moins bonne qualité car vous ne pouvez pas être investi à 100% sur toutes vos missions. En plus, il vous sera plus difficile d’être concentré et cela pourra être pénalisant dans la réalisation de tâches nécessitant de la concentration et de la réflexion, comme par exemple la rédaction d’un article ou d’un rapport.

Si vous avez des difficultés à vous concentrez et que perdez trop de temps pour terminer une mission, utilisez la méthode Pomodoro. Cette méthode consiste à alterner des phases de travail et de pause. Lancez votre minuteur pour 25 minutes et essayez de terminer votre tâche en ce laps de temps. Bien sûr, si c’est un projet qui demande plusieurs heures de travail, segmentez-le en plusieurs tâches et pratiquez cette méthode pour atteindre vos objectifs plus rapidement et facilement. Au bout des 25 min, accordez-vous 5 minutes de pauses et recommencez. C’est une méthode très efficace pour être plus productif car elle permet de booster notre motivation pour atteindre l’objectif souhaité.

2. Se fixer un planning de travail

Se fixer un planning de travail et des échéances à respecter sont essentiels pour ne pas perdre en productivité. Parfois, nous avons des deadlines imposés, mais si l’échéance est lointaine, il est préférable de se fixer des échéances personnelles pour fragmenter ses tâches. Lorsque l’on ne se fixe pas d’échéances, on a souvent tendance à repousser son travail ou à mettre beaucoup de temps à le faire. Finalement, on termine par travailler dans l’urgence en effectuant la mission au dernier moment, ce qui engendre stress et perte d’efficacité dû à moins de temps accordé à la réflexion.

Ainsi, le fait de se fixer ses propres objectifs permet d’accomplir ses tâches beaucoup plus rapidement en étant guidé par un planning que l’on s’impose.

Pour établir un planning, il faut s’écouter et suivre ses préférences afin de trouver son rythme de travail idéal. Par exemple, si vous vous rendez compte que vous êtes plus productif en début de matinée, effectuez les missions nécessitant le plus de concentration et de réflexion à ce moment-là. Chacun fonctionne différemment. Certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres l’après-midi ou d’autres le soir. En étant salariée par exemple, cela peut être difficile à mettre en place, mais essayez de définir les moments de la journée où votre concentration est au maximum afin de mieux décomposer votre journée de travail et être efficace.

Planifier son agenda est important pour mesurer notre efficacité. De cette manière, en réalisant un planning hebdomadaire et mensuel, il est plus facile de prioriser nos tâches en repérant les tâches chronophages ou les tâches plus longues à effectuer. Au fur et à mesure, définir votre planning sera beaucoup plus simple car vous connaîtrez votre rythme de travail, le temps que vous passez à effectuer telle tâche, etc.

3. S'accorder des pauses régulières

Est-ce utile de travailler de longues heures d’affilées pour être plus productif et efficace ? Une étude menée par Cyril Couffe (Docteur en Psychologie cognitive et neuropsychologue) a démontré le contraire. Le résultat est clair : prendre une pause peut augmenter jusqu’à 10% la productivité. Cela n’est plus à prouver, et de nombreuses études ont été réalisées à ce sujet.

Il est donc essentiel de s’accorder de RÉELLES pauses, c’est-à-dire des pauses permettant de se détendre et de se vider l’esprit. On laisse de côté réseaux sociaux, sms et applications mobiles pour s’accorder un vrai moment pour soi. L’important est de trouver un moyen de se détendre réellement, par exemple aller prendre l’air à l’extérieur, écouter de la musique, faire de la méditation ou s’étirer. Le but est de se décrocher du travail un instant pour se vider la tête et se sentir plus détendu. Alors, il ne faut pas croire que les pauses sont contre-productives. Au contraire, elles ont de nombreux bienfaits sur notre santé notamment car elles contribuent à réduire la fatigue physique et mentale.  Et forcément, plus on se sent fatigué et épuisé, plus on perd en concentration et en performance.

4. Organiser son bureau de travail

Un bureau rangé et bien organisé influence directement votre manière de travailler et votre efficacité. Pour bien commencer, la première étape indispensable est donc de faire un tri. Facile à dire mais pas toujours facile à faire, nous avons souvent tendance à accumuler des tas de choses inutiles ou dont on ne se sert plus. Pourtant, trier son bureau permet d’y voir plus clair dans son travail et de se libérer d’un poids.

Une fois le tri effectué, il est essentiel de ranger régulièrement son bureau sinon, tous les efforts fournis n’auront servis à rien. Ainsi, vous gagnerez un temps considérable lorsque vous devrez chercher un dossier en urgence. Pour s’y retrouver dans son rangement, on peut mettre des posts-it sur ses dossiers, les classer par dates, par projets… chaque méthode est propre à chacun.

Enfin, pour augmenter sa productivité, il est indispensable d’optimiser son environnement de travail. S’équiper de mobiliers et d’accessoires de bureau ergonomiques sont la clé pour améliorer son bien-être et sa santé au travail. Avoir une chaise confortable, des équipements informatiques de qualité, et une bonne luminosité vont favoriser notre bien-être mental et physique en nous offrant un confort optimal, propice à la concentration et la productivité.

5. Désactiver ses notifications

Ennemi n°1 de la productivité, les notifications interrompent notre travail régulièrement et nous déconcentrent à chaque fois. Entre le nombre considérable de mails que nous recevons dans une journée et les notifications des réseaux sociaux, des sms ou d’applications, nous perdons un temps considérable à les consulter. Malheureusement, il est très souvent difficile de résister à la tentation d’ouvrir nos notifications lorsqu’elles s’affichent sur notre écran d’ordinateur ou de téléphone.

La seule méthode radicale de stopper cette habitude est de désactiver toutes ses notifications. Fixez-vous des moments pour consulter vos notifications dans la journée. Par exemple, pour consulter vos mails, choisissez de les consulter en début de journée, avant votre pause déjeuner et en fin de journée pour. Cela vous évitera d’interrompre votre travail constamment pour consulter vos mails. En revanche, désactivez complètement vos notifications personnelles et consultez-les seulement lors de la pause déjeuner. En procédant de cette manière, vous serez moins tenté de consulter votre téléphone trop régulièrement et resterez concentré sur vos projets.

Conclusion

La quête de la productivité demande avant tout de l’investissement et de la motivation. Sans motivation, il est difficile d’être productif et efficace. Chacun doit donc trouver ses propres motivations pour être productif et atteindre ses objectifs. Pour faire face à des baisses de motivation, l’idéal est d’utiliser la méthode du tableau de visualisation qui vous permettra de booster votre productivité et votre motivation. En alliant cette méthode à nos conseils pour être plus productif au travail, vous constaterez des changements significatifs sur vos performances au travail et dans vos projets.